Digitalisierungsberatung für Mandanten

Digitalisierungsberatung für Unternehmen und Praxen

Belege, Rechnungen, Kasse und Lohn ohne Papier: Wir stellen Ihre Buchhaltung auf digitale Abläufe um, sorgen dafür, dass E-Rechnung, GoBD und Kassenpflichten erfüllt sind, und verbinden Ihre Systeme mit DATEV.

Für wen wir arbeiten

DATEV Unternehmen online

Herzstück der digitalen Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei ist DATEV Unternehmen online. Belege werden per App, Scanner oder E-Mail hochgeladen, Kontoumsätze kommen automatisch von der Bank, und die Buchhaltung greift direkt darauf zu.

• Belege digital erfassen: Fotos per Smartphone-App, Upload am PC oder automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen.
• Bankdaten und Zahlungen: Kontoumsätze werden täglich übernommen und den Belegen zugeordnet; Überweisungen lassen sich direkt aus dem Beleg anstoßen.
• Auswertungen in Echtzeit: BWA, offene Posten und Liquidität jederzeit online einsehen statt auf den Monatsabschluss zu warten.
• Sichere Archivierung: Die Belege werden im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland GoBD-konform gespeichert.

Ausführlich dazu: DATEV Unternehmen online.

E-Rechnung: Pflichten und Fristen

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen (B2B) schrittweise Pflicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD – ein einfaches PDF zählt nicht mehr dazu.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen. Für Arzt- und Zahnarztpraxen heißt das: Rechnungen an Patienten über steuerfreie Heilbehandlungen sind nicht betroffen – E-Rechnungen von Lieferanten, Laboren oder Vermietern müssen aber auch Praxen empfangen und archivieren können.

Wir prüfen, welche Pflichten für Sie gelten, wählen mit Ihnen eine passende Lösung aus und binden den Rechnungseingang und -ausgang an DATEV an.

GoBD, Archivierung und Verfahrensdokumentation

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) regeln, wie digitale Belege erfasst, gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Die wichtigsten Punkte:

• Unveränderbarkeit: Elektronisch empfangene Belege – etwa E-Rechnungen – müssen im Originalformat und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
• Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin zehn Jahre.
• Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die Scans vollständig und lesbar sind.
• Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen eingehen, erfasst, geprüft und archiviert werden. Bei einer Betriebsprüfung wird sie zunehmend angefordert – wir erstellen sie mit Ihnen.

Kassen und Zahlungsverkehr

Wer Bargeld einnimmt, muss besondere Pflichten beachten:

• TSE: Elektronische Kassensysteme müssen nach § 146a AO mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.
• Meldepflicht: Elektronische Kassen sind dem Finanzamt über ELSTER zu melden – auch Anschaffung und Außerbetriebnahme.
• Belegausgabe: Zu jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszugeben, auf Papier oder elektronisch.
• Kassenbuch: Wer ohne elektronische Kasse arbeitet, führt ein Kassenbuch – digital etwa über das DATEV Kassenbuch online.

Wir prüfen, ob Ihr Kassensystem die Anforderungen erfüllt, und richten die Übernahme der Kassendaten in die Buchhaltung ein. Auch Kartenzahlungen und Zahlungsdienstleister lassen sich automatisch abgleichen.

Digitale Lohnabrechnung

Auch die Lohnabrechnung läuft papierlos: Stammdaten und Arbeitszeiten werden digital übermittelt, Ihre Mitarbeiter erhalten Lohnabrechnungen und Bescheinigungen über DATEV Arbeitnehmer online direkt aufs Smartphone. Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt erfolgen ohnehin elektronisch. Mehr dazu unter Finanzbuchhaltung & Lohnbuchhaltung.

Schnittstellen und Automatisierung

Je mehr Daten automatisch fließen, desto weniger muss abgetippt werden. Wir verbinden DATEV mit den Systemen, die Sie bereits nutzen:

• Online-Shops und Marktplätze
• Kassen- und Warenwirtschaftssysteme
• Praxis- und Abrechnungssoftware
• Zahlungsdienstleister und Kartenterminals
• Rechnungsprogramme und E-Rechnungs-Portale

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und Zahlen, die tagesaktuell zur Verfügung stehen.

Ablauf der Umstellung

1. Erstgespräch: Ihre heutigen Abläufe, Ihre Systeme und Ihre Ziele.
2. Analyse: Wo entstehen Belege, wo wird doppelt gearbeitet, welche Pflichten sind offen?
3. Konzept: Passende Lösung für Belege, E-Rechnung, Kasse und Lohn – abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße.
4. Einrichtung: DATEV Unternehmen online, Bankanbindung, Schnittstellen und Zugänge.
5. Schulung: Einweisung für Sie und Ihre Mitarbeiter.
6. Laufender Betrieb: Wir buchen auf Basis der digitalen Belege und passen die Abläufe bei Bedarf an.

Typische Fehler bei der Digitalisierung

• E-Rechnungen ausgedruckt und nur auf Papier abgelegt – die elektronische Originaldatei muss aufbewahrt werden
• Papierbelege nach dem Scannen vernichtet, ohne dass eine Verfahrensdokumentation vorliegt
• Kassensystem ohne gültige TSE betrieben oder nicht beim Finanzamt gemeldet
• Insellösungen für Rechnungen, Kasse und Bank, die nicht miteinander verbunden sind
• Umstellung auf die E-Rechnung bis kurz vor die Frist aufgeschoben

Was kostet die Beratung?

Die Einrichtung und Schulung rechnen wir nach Aufwand oder als Pauschale ab, die wir Ihnen nach dem Erstgespräch nennen. Die laufende digitale Buchhaltung ist Teil unserer monatlichen Betreuung nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Durch weniger manuelle Erfassung sinkt der Aufwand für die Buchhaltung häufig spürbar.

Häufige Fragen zur Digitalisierung